+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Электронный документооборот кадровый

ЗАДАТЬ ВОПРОС

В настоящее время все больше организаций задумываются об оптимизации своей деятельности в части улучшения и ускорения внутреннего документооборота, включая кадровый. Многие из них пошли по пути внедрения различных информационных систем, но, несмотря на это, электронный кадровый документооборот по-прежнему остается terra incognita для подавляющего большинства организаций и ИТ-служб. В настоящей статье мы рассмотрим ключевые вопросы, на которые необходимо обратить внимание специалистам кадровых служб, изыскивающих возможность перейти на безбумажную форму работы с кадровыми документами. Перевод кадрового документооборота в электронный вид заметно отличается от внедрения обычных информационных систем электронного документооборота СЭДО , не затрагивающих кадровое делопроизводство.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Специфика электронного документооборота ЭД для бухгалтерских, финансовых и кадровых процессов — большее количество требований по юридически обязывающим действиям, чем в других сферах. В России многие сложности ведения электронного кадрового документооборота связаны с несовершенством законодательства в этой сфере, и с тем, что большинство документов должны быть завизированы либо с помощью физической, либо с помощью электронной подписи.

электронный документооборот

В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики является одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем. Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.

Это значит, что в ближайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде. Очевидно, что в будущем работодатель и работник должны иметь возможность подписывать любые кадровые документы в электронном виде из любой точки мира с любого устройства. При этом, разумеется, должна обеспечиваться надлежащая идентификация лиц, подписывающих кадровые документы, а также безопасность передачи и хранения информации в электронном виде.

Преимущества внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя очевидны:. Для внедрения безбумажного взаимодействия работника и работодателя Минтруд России уже запустил соответствующий эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации. Законодательные изменения планируются не ранее IV квартала года. Виды работы с кадровыми документами, включенные в эксперимент:.

Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений был разработан Минэкономразвития России ещё в году. Внедрение безбумажного взаимодействия могло бы устранить эту неэффективность. Предполагалось, что электронную подпись на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий:.

При этом в законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования электронной подписи ЭЦП , а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников.

Запрет касался подписания ЭЦП документов о приёме на работу и увольнении, а также документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника. Законопроект так и не был принят, однако к осени этого года должна появиться новая редакция законодательных поправок по результатам эксперимента Минтруда. В настоящий момент существуют некоторые законодательные пробелы, мешающие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.

В соответствии с п. Так в чём же подвох? Согласно вышеупомянутой статье ТК РФ, в форме обмена электронными документами с дистанционными работниками могут осуществляться:. В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи кодексом не предусмотрено.

Именно такие разъяснения давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу. В настоящий момент рискованно внедрять использование электронных подписей только на тех документах, для которых Трудовым кодексом РФ напрямую установлена необходимость подписания. Это касается, прежде всего, трудового договора и дополнительных соглашений к нему, приказов о приёме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании.

Между тем некоторые кадровые документы не требуют ознакомления с ними работников и проставления собственноручной подписи. Это касается, например, табелей учёта рабочего времени, графиков работы и отпусков, расчётных листков. В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрён уже сейчас.

Однако для достижения существенных показателей экономии времени кадровых специалистов необходимо, чтобы в электронный формат была переведена большая часть кадровых документов.

Таким образом, у компании есть выбор: либо идти на риск и внедрять электронный кадровый документооборот до принятия соответствующих законодательных изменений, либо вести себя консервативно и ждать результатов эксперимента Минтруда.

Судебную практику по использованию электронного кадрового документооборота в настоящий момент ещё нельзя назвать сформированной. Есть лишь небольшое количество судебных дел на эту тему. Из судебных дел очевидно, что в документах, требующих подписи работника, нельзя обойтись электронной формой. Например, в определении Омского областного суда от Работник обратился в суд с целью восстановления на работе и выиграл, так как оригинал заявления об увольнении в деле отсутствовал, а квалифицированная электронная подпись не применялась.

При этом есть и противоположные решения. Например, определение Московского областного суда от Таким образом, каждая компания должна самостоятельно оценивать свои правовые риски при внедрении кадрового электронного документооборота. Помимо законодательных препятствий, существуют и другие ограничения, мешающие бизнесу внедрять новые технологии.

Даже если соответствующая законодательная база будет принята, останутся сдерживающие факторы для практического внедрения безбумажного взаимодействия. Отсутствие готовых IT -решений для автоматизации кадрового документооборота. В настоящее время отсутствуют сформированные решения для российского рынка, позволяющие автоматизировать кадровый документооборот и существенно экономить время кадровых специалистов.

Разработка подобных решений требует существенных инвестиций, а также занимает значительное время. Для многих компаний подобные инвестиции будут окупаться слишком долго или не окупятся вообще. Безусловно, на Западе есть популярные и хорошо зарекомендовавшие себя на практике IT -решения для кадрового учёта, однако адаптация таких продуктов под российское законодательство также требует существенных материальных и временных затрат.

Внедрение электронного кадрового документооборота предполагает выпуск квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника. Стоимость выпуска квалифицированной ЭЦП сейчас колеблется в диапазоне 1—3 тысячи рублей на сотрудника в год.

Для многих компаний особенно в отраслях с высокой текучестью персонала подобные затраты нивелируют всю экономию от внедрения электронного документооборота. Представим, что компании с сотрудников необходимо в течение короткого срока выпустить ЭЦП на каждого из них.

Для этого каждому сотруднику необходимо лично явиться в удостоверяющий центр либо оформить нотариальную доверенность на человека, который будет получать подпись. Организовать этот процесс для работодателя достаточно сложно. В качестве альтернативы компания может сама стать удостоверяющим центром.

Однако этот вариант также достаточно сложен и требует получения лицензии от Федеральной службы безопасности. Стоимость обслуживания IT -решения для автоматизации. Для корректной работы IT -решения для кадрового документооборота требуется постоянная техподдержка.

В зависимости от размера компании для этих целей придётся нанять одного или нескольких сотрудников, затраты на которых, вероятнее всего, превысят экономию, которая компания получит за счёт сокращения трудозатрат кадровых специалистов.

Некоторые компании опасаются использования ЭЦП из следующих соображений: при использовании ЭЦП будет проставляться дата подписания документа, что не позволит скрыть нарушение срока подписания документов. Законодательством установлено, что определённые кадровые документы должны быть подписаны до свершения какого-либо события: например, приказ о приёме на работу должен быть подписан не позднее трёх дней с момента фактического начала работы.

Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников. Не стоит забывать, что в составе работающего населения все ещё есть достаточная доля людей старшего поколения, не владеющих на нужном уровне навыками работы с персональными компьютерами и смартфонами, а также скептически настроенных по отношению к новым технологиям.

Более того, для многих людей бумажные документы всегда будут выглядеть весомее электронных в плане доверия к ним. Внедрение кадрового электронного документооборота в компании может вызвать у таких сотрудников неприятие и сопротивление.

И новые технологии, и законодательство не стоят на месте и постоянно меняются в соответствии с изменением потребностей и условий внешнего мира. Благодаря государственной поддержке цифровизации экономики в Российской Федерации можно предположить, что введение повсеместного кадрового документооборота будет осуществлено в обозримом будущем, в течение ближайших лет. Внедрение будет происходить сначала в наиболее крупном бизнесе, а постепенно и в более малочисленных компаниях.

Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее Автор: Валентина Александрова. Валентина Александрова, внутренний аудитор Acsour В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики является одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем.

Как должно выглядеть будущее кадрового документооборота? Почему это важно? Что делается на государственном уровне? Эксперимент должен помочь: протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде; оценить затраты на внедрение и полученный эффект; выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие. План проведения эксперимента Минтруда Первый этап подготовка проектов и утверждение локальных нормативных актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, которые содержат процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента; организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией либо при отсутствии первичной профсоюзной организации с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента.

Второй этап подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка при необходимости ; уточнение локальных нормативных актов для проведения эксперимента при необходимости. Третий этап реализация эксперимента в выбранных компаниях; подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков, связанных с проведением эксперимента, анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность.

Виды работы с кадровыми документами, включенные в эксперимент: заключение трудовых договоров; оформление служебных командировок; оформление отпусков ; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся им за соответствующий период; ознакомление с графиком отпусков и уведомление работника о времени начала отпуска; ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью; представление документов при проведении проверок Федеральной службой по труду и занятости; заявление работника о выдаче ему копий документов, связанных с работой; заявление о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; ведение учёта рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и нерабочие праздничные дни; ознакомление с правом отказаться от выполнения сверхурочной работы.

Разве это новая идея? Предполагалось, что электронную подпись на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий: принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи; работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом; работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью.

Что не так с действующим законодательством? Согласно вышеупомянутой статье ТК РФ, в форме обмена электронными документами с дистанционными работниками могут осуществляться: заключение трудового договора; ознакомление с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями и требованиями работодателя; запрос и выдача документов, связанных с работой. Неужели это никак нельзя обойти? Что говорят суды? Что мешает внедрению на практике? Отсутствие готовых IT -решений для автоматизации кадрового документооборота В настоящее время отсутствуют сформированные решения для российского рынка, позволяющие автоматизировать кадровый документооборот и существенно экономить время кадровых специалистов.

Высокая стоимость выпуска ЭЦП Внедрение электронного кадрового документооборота предполагает выпуск квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника. Стоимость обслуживания IT -решения для автоматизации Для корректной работы IT -решения для кадрового документооборота требуется постоянная техподдержка. Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников Не стоит забывать, что в составе работающего населения все ещё есть достаточная доля людей старшего поколения, не владеющих на нужном уровне навыками работы с персональными компьютерами и смартфонами, а также скептически настроенных по отношению к новым технологиям.

Заключение И новые технологии, и законодательство не стоят на месте и постоянно меняются в соответствии с изменением потребностей и условий внешнего мира. Вернуться в раздел.

Кадровый электронный документооборот. особенности. внедрение. сложные моменты

Представители бизнеса попросили Минтруд сократить сроки тестирования электронного кадрового документооборота в компаниях и разрешить это делать всем желающим. С 1 января года Минтруд планирует запустить эксперимент по ведению документов, связанных с трудовой деятельностью, в электронном виде у отдельных работодателей. Согласно законопроекту, опубликованному в феврале года, реализация пилотного проекта должна завершиться 31 декабря года. Конкретный перечень участников эксперимента определит правительство. Предполагается, что он будет состоять примерно из десяти работодателей, которые сами смогут определить набор документов, которые будут переведены в электронный вид.

Электронный кадровый документооборот: настоящее и будущее

Документ представлен к общественному обсуждению на Федеральном портале проектов нормативно-правовых актов. Согласно законопроекту, эксперимент пройдет с 1 января года по 31 декабря года. Перечень работодателей, участвующих в эксперименте, при их согласии определит Правительство РФ. Также предусматривается, что в период проведения эксперимента по заявлению работника о выдаче документов, связанных с работой, ведение которых предусмотрено в электронном виде, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней способом, указанным в заявлении: на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Переход на электронный документооборот: миф или реальность

Потребность в переводе кадрового документооборота из бумажного в электронный вид назрела давно, потому что развитие кадрового ЭДО выгодно как работникам, так и работодателям:. В году при Минтруде России была создана рабочая группа по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота. Группа анализирует перспективы цифровых кадровых документов и вырабатывает предложения законодательного характера по переходу на оформление документов, связанных с трудовыми отношениями, в электронной форме. Члены рабочей группы не только обсуждают пилотные проекты, но и участвуют в них, например тестируют технические решения для обмена электронными кадровыми документами между работодателями и госструктурами и опробуют проведение проверок в электронном виде без участия кадровика и инспектора.

Как известно, кадры решают все.

Курс государства на цифровизацию затрагивает многие сферы. Перевод кадровых документов в электронный вид — уже вопрос времени. Перемены коснутся не только трудовых книжек и трудовых договоров, но и в целом всего юридически значимого документооборота.

С 2020 года стартует эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота

Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Электронный документ ЭД — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью ЭП и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. И другие.

В настоящее время оптимизация и автоматизация процессов во всех отраслях экономики является одной из наиболее обсуждаемых в экспертном сообществе тем. Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей. Это значит, что в ближайшем будущем должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.

Электронный кадровый документооборот: как и куда движемся?

Решение об этом принял комитет Госдумы. Так, по мнению чиновников, в проекте использовали понятия, которых нет в Трудовом кодексе и содержание которых не раскрывается. Кроме того, некоторые формулировки проекта допускают неоднозначное толкование. Минтруд будет готов представить проект об электронном документообороте внутри предприятий к сентябрю, даже если останутся разногласия с другими министерствами по отдельным позициям, сообщил журналистам глава Минтруда Максим Топилин.

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

Законно ли Бипэк авто отказывается от установки автосигнализаций других производителей(мне требуется сигнализация Starline). Имеет ли право Бипэк авто лишать меня гарантии на авто, если установка сигнализации была произведена в специальном, сертифицированном сервис центре. Право на наследство 23. В договоре написано так: "В случае,если согласно пункту 1. Подскажите пожалуйста правильно ли это и не противоречит ли тому,что сказано в договоре.

Я гражданин России, работаю как трудовой мигрант в Казахстане на железной дороге Применение международного договора Бесплатная юридическая консультация - Юрист онлайн консультация 28 апреля 1998 года между Республикой Беларусь, Республикой Казахстан, Кыргызской Республикой и Российской Федерации был заключен Договор Открытие филиала в Ираке Бесплатная юридическая консультация - Юрист онлайн консультация Каким образом будет осуществляться открытие филиала ООО Могу ли я стать юристом.

С 1 января года ожидается старт эксперимента по ведению электронного кадрового документооборота у отдельных.

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Они будут обязаны уплатить, потерпевшему компенсацию. Даже если родители лишены родительских прав, за них на протяжении 3-х лет лежит ответственность за возмещение ущерба. Иногда вред может нанести недееспособная личность.

В этом случае закон предусмотрел, взыскать плату за ущерб с опекуна или организации, которая несет ответственность за человека.

Это предупреждает забывание и упрощает процедуру обращения. Получите бесплатную юридическую консультацию Анонимно Информация о вас не будет разглашена Быстро заполните форму, и уже через 5 минут с вами свяжется юрист Консультанты Галина Андреева Стаж 15 лет Консультации: 355 Юрий Любимов Стаж 10 лет Консультации: 890 Алина Загорская Стаж 7 лет Консультации: 201 Дмитрий Осипов Стаж 8 лет Консультации: 1021 В чем плюсы и минусы рефинансирования кредита.

Подробнее И снова здравствуйте - можно ли рефинансировать уже рефинансированный кредит.

Передача имущества с собственность лизингополучателя. Необходимые документы Для приобретения собственности через лизинг необходимо подготовить определенный пакет документов. Юридические лица должны подготовить следующий пакет документов: свидетельство о регистрации компании; документы, подтверждающие учетность в ГНИ; устав фирмы; протокол о назначении директора; паспорт и идентификационный код руководителя; заявление на приобретение товара под лизинг; заполненная анкета для юридического лица.

Это послужит гарантией того, что вашу проблему будет решать компетентный специалист. Если вы задали вопрос адвокату на сайте, но на него не ответили в течение трех дней, значит ваш вопрос был слишком сложным, либо вы неправильно его сформулировали. Заполните простую регистрационную форму и уже через 15 минут с вами свяжется наш специалист.

Как мне узнать и где все необходимы вопросы. В районе Крылатском на Синем бульваре. Под окнами еще метро и стоянки таксистов. ГИБДД стоят и некомпетентны в доме жить невозможно стоит большой шум и это круглосуточно.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронные кадровые процессы. Practicum DIRECTUM
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. leuboxtio

    бутар, сказка для дитей...........

  2. Варлаам

    Полностью разделяю Ваше мнение. Я думаю, что это хорошая идея.

  3. Самсон

    Не в восторге!!!

  4. Леонтий

    Это не более чем условность

  5. feihaswins

    Хм... Как раз на эту тему думал, а тут такой пост шикарный, спасибо!